Para gerenciar frotas de caminhão, é necessário levar em consideração uma série de fatores. Apesar da tarefa ser complexa, há dicas que podemos dar para que você consiga cumpri-la de forma eficiente.
As dicas mexem tanto com o papel humano do negócio, envolvendo os motoristas, quanto aspectos mais técnicos — envolvendo tecnologia, impostos e o combustível a ser utilizado.
Dessa maneira, preparamos este breve artigo especialmente para você. Aqui falaremos sobre as 5 principais dicas que você deve seguir para gerir frotas de caminhões de forma mais eficaz. Continue lendo e confira!
1) Treinar os motoristas
Qual o principal ativo de uma empresa que gerencia uma frota de veículos? Muita gente pode apontar que o principal bem da empresa são os veículos, mas essa é uma leitura equivocada e muito rasa. Em primeiro lugar, o principal bem de qualquer empresa são os seus clientes e, posteriormente, os seus funcionários.
No caso de uma gestão de frotas, temos os motoristas como elementos de destaque, pois, sem dúvida alguma, a eficiência da gestão da frota passa pelas mãos (literalmente) desses profissionais. Os motoristas configuram a ponta do processo logístico e lidam de forma direta com os caminhões e com o percurso da frota.
Dessa maneira, eles devem ser encarados como parte do processo de gestão de frotas, e devem ser ouvidos antes da tomada de decisões, seja para inclusão de um novo software, escolha de novas rotas, entre outros assuntos.
Quanto mais capacitada e experiente for a mão de obra de uma frota de veículos, melhor será o desempenho das máquinas. Com isso, maiores serão os ganhos em cada rota e menores os custos de manutenção.
Por esses motivos, investir no treinamento de motoristas não deve ser visto como um custo desnecessário, e sim como uma necessidade, afinal, esta é uma demanda comum nas empresas de transporte — e pode ser o diferencial. Nos dias de hoje, com o surgimento de novas tecnologias no mercado automobilístico, os caminhões estão a cada dia mais sofisticados e informatizados.
Só que não adianta nada tanta tecnologia e informatização se as informações apresentadas pelos veículos não otimizarem o trabalho do motorista. Portanto, ele deve compreender os novos dispositivos e entender como utilizá-los.
Outro ponto que deve estar sempre em pauta é o fator da segurança. Os motoristas devem ser orientados a seguir as normas da empresa e a legislação: tanto de trânsito como aquelas relativas aos transportes.
Com isso, a empresa deve estimular a condução segura, prezando sempre pela segurança do profissional motorista da empresa, assim como a segurança da carga. Para isso, deve fiscalizar o cumprimento da jornada de trabalho, que jamais deve ser excedida.
2) Manutenção da frota
Um dos pilares da gestão eficiente da frota de caminhões é a manutenção dos veículos, isto é, mantê-los em bom estado. Dessa maneira, é necessário monitorar cada uma das variáveis que envolvem a manutenção da frota.
Essa deve ser uma atividade rotineira do gestor, a fim de evitar problemas grandes e que caminhões apresentem problema durante uma viagem — que pode gerar ainda mais prejuízos e gastos imprevistos.
Outro ponto que merece destaque é que caminhões em boas condições oferecem muito mais segurança e economia nos transportes. Por exemplo, com caminhões bem conservados, é possível reduzir o consumo de combustíveis e os gastos com manutenções corretivas (troca de pneu, ajustes no motor, etc.).
Assim, a conduta de prolongar a vida útil dos caminhões se faz necessária. Portanto, faça a manutenção visando evitar a substituição precoce de peças e do caminhão, levando em conta os altos custos relacionados à aquisição de novas peças ou veículos inteiros.
Dessa forma, adotar uma política de manutenções preventivas programadas da frota é a primeira etapa que você deve adotar para uma gestão mais eficiente, pautada na economia e qualidade dos serviços prestados, melhorando assim todo o contexto da gestão da frota de caminhões.
3) Auxílio da tecnologia
Desde o advento da revolução industrial, a tecnologia tem evoluído de forma exponencial. Com isso, você deve encarar a tecnologia não como uma inimiga do negócio, mas como uma aliada. Para a gestão de frotas de caminhão, a tecnologia serve para organizar e controlar as atividades.
Entre os principais elementos tecnológicos que auxiliam a gestão de frota de caminhões, temos os softwares de gestão, que são ferramentas eficientes para auxiliar o trabalho do gerente, além de fornecer um suporte maior de informações para empresa sobre os fatores relativos ao trabalho da frota.
Assim, investir em um sistema que possibilita a automatização dos processos, bem como a potencialização da segurança, confiabilidade e redução dos custos das operações, é fundamental para otimizar a gestão da frota. Além disso, a automatização é fundamental para diminuir os erros, uma vez que as atividades repetitivas passam a ser realizadas de forma automática, por computadores.
Tudo que foi listado anteriormente só é possível graças às informações fornecidas por softwares, tais como:
- Relatórios de consumo;
- Planejamento de rotas da frota;
- Localização;
- Disponibilidade de veículos;
- Previsão de gastos.
As informações apresentadas anteriormente tornam o trabalho de gestão muito completo, além de permitir que a empresa aja de forma incisiva nos pontos realmente deficitários da gestão, alcançando assim a redução efetiva dos custos sobre a manutenção do funcionamento de toda a logística do negócio.
Por meio dos softwares de gestão, torna-se possível o monitoramento da rotina dos motoristas e dos trajetos realizados por eles, acompanhamento em tempo real da localização e de seu desempenho, assim como do caminhão em que ele está trabalhando.
Dessa maneira, fica simples estabelecer metas e fiscalizar seu cumprimento. Também é importante destacar que o fato do veículo ser passível de rastreamento reduz riscos relativos a furtos e roubos de cargas, oferecendo maior segurança tanto para os bens materiais, quanto para a integridade dos profissionais.
4) Atenção aos impostos
Há um velho ditado que diz que há apenas duas certezas na vida: a morte e os impostos. Dessa maneira, para fazer uma boa gestão sobre a sua frota, é necessário estar atento também a esse detalhe. Afinal, os tributos são preocupações recorrentes em qualquer atividade comercial.
Saber quais são os seus direitos e deveres, assim como elaborar um plano para quitar e manter o pagamento em dia é fundamental para manter o negócio funcionando de forma legal e sem maiores problemas financeiros — livrando-se de multas e demais problemas legais.
A atenção quanto ao gestor da frota não deve se restringir às datas de pagamentos, mas também aos aumentos das alíquotas, assim como eventuais mudanças nas regras de pagamentos dos tributos. Essas informações guiam o planejamento de gastos e evitam que você tenha que pagá-los de uma hora para outra, por conta da mudança do regime de alguns tributos.
Há várias cobranças que fazem parte da rotina de uma frota: multas, IPVA, revisão e pedágios. Conscientizar motoristas sobre regras de trânsito — evitando que eles paguem multas de forma boba, buscar rotas que evitam postos de cobranças — como pedágios e negociar pagamentos de tributos são formas de tentar reduzir os custos.
Além disso, é importante sempre contar com um bom planejamento, para criar uma estratégia que possa lidar da melhor forma com as situações apresentadas ao longo deste tópico.
5) Atenção ao combustível!
O combustível é o elemento mais importante para qualquer quem quer fazer a gestão de frotas de caminhão. Afinal, sem combustível, a frota não tem como ir de um lugar para outro. Dessa maneira, é fator determinante para o funcionamento das atividades da frota. Além disso, a qualidade do combustível também deve ser considerada.
Quanto melhor for a qualidade do combustível, melhor será o desempenho da frota e menor a necessidade de manutenção. Combustíveis de baixa qualidade, além de interferirem no desempenho do caminhão, podem acabar prejudicando componentes importantes do motor.
É importante, portanto, manter o controle sobre o uso do combustível, assim como do seu gasto, uma vez que este recurso é estratégico e pode determinar a ampliação — ou redução — das operações da frota, seja no curto, médio ou longo prazo.
Assim, é possível controlar ou mesmo reduzir os gastos com combustível, tornando o processo mais eficiente e economizando recursos para empregar em outras ações relacionadas à frota, como compra de novos caminhões ou investindo no treinamento e capacitação dos motoristas.
Isso pode ser feito por meio da escolha de rotas econômicas, estimativa de consumo médio em cada veículo e apontar um estilo de direção mais econômica aos motoristas. No entanto, vale destacar que nem toda economia é bem-vinda nesse quesito.
Por exemplo, se você deseja economizar no combustível e acaba optando por um de baixa qualidade, essa decisão pode dar errado, pois combustível ruim é prejudicial ao motor. Economia no combustível pode representar maiores gastos em outros setores. Além disso, as rotas mais econômicas devem ser igualmente seguras, para que tanto a carga quanto o veículo e o motorista possam chegar ao destino em segurança.
Gerir frotas de caminhões é uma tarefa árdua, que requer amplo domínio sobre os mais diferentes assuntos, desde os técnicos, que envolvem o funcionamento dos caminhões, até questões mais humanas, relativas ao bem-estar dos motoristas e o seu preparo para dirigir frotas atuais. Aplique as dicas que levantamos ao longo do artigo e tenha mais sucesso no seu gerenciamento! E conte com a Carboroil para o fornecimento de qualidade de combustível para sua frota!
